Ons online boekingssysteem gaat de testfase in
Wat ongeveer een jaar geleden als idee begon, gaat nu de beslissende fase in: Ons eigen online boekingssysteem voor fotocursussen, workshops en fotoreizen gaat de testfase in.
Hierdoor wordt het binnenkort mogelijk om cursussen en fotoreizen rechtstreeks via mijn website te boeken – eenvoudig, comfortabel en zonder omwegen via externe boekingsplatforms.
Maar achter dit systeem schuilt veel meer dan alleen een formulier met een ‘Boeken’-knop.
Waarom een eigen boekingssysteem?
De ontwikkeling had een heel specifieke reden: gegevensbescherming.
Bij het boeken van een fotocursus of een fotoreis worden onvermijdelijk persoonsgegevens doorgegeven. Naam, adres, e-mailadres en, afhankelijk van de boeking, aanvullende informatie behoren tot de gegevens waarmee bijzonder zorgvuldig moet worden omgegaan.
Veel aanbieders maken daarom gebruik van externe boekingssystemen. Dat is op het eerste gezicht handig en bespaart ontwikkelingswerk. Het betekent echter tegelijkertijd dat persoonsgegevens worden doorgegeven aan een andere dienstverlener en daar worden verwerkt.
Precies hier begint het probleem.
Want zodra er een externe aanbieder bij betrokken is, rijst de vraag: Waar worden de gegevens opgeslagen? Wie heeft er toegang toe? Hoe lang worden ze bewaard? En volgens welke privacyregels worden ze verwerkt?
Voor mij was het daarom al vrij snel duidelijk: als ik een boekingssysteem ontwikkel, dan wil ik daar zoveel mogelijk zelf controle over hebben.
Gegevensbescherming vanaf het begin meegenomen
Het nieuwe systeem is daarom niet simpelweg ontwikkeld volgens het principe „als het maar werkt“. Gegevensbescherming en veiligheid maakten vanaf het begin deel uit van de planning.
De gegevens worden versleuteld verzonden. Zo wordt gewaarborgd dat persoonlijke gegevens niet onbeveiligd tussen de browser en de website worden overgedragen.
Ook bij de ontwikkeling van de afzonderlijke functies is erop gelet dat alleen die informatie wordt verzameld die daadwerkelijk nodig is voor een boeking.
Het doel is daarbij niet om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen.
Het doel is juist het tegenovergestelde:
Zo min mogelijk gegevens – maar wel zoveel als nodig is voor een veilige en betrouwbare boeking.
Van de boeking tot de wachtlijst
Het systeem is niet alleen bedoeld om eenvoudige boekingen mogelijk te maken.
Bij de fotocursussen en fotoreizen is er bijvoorbeeld een beperkt aantal deelnemers. Als een cursus al volgeboekt is, hoeft het daarom niet zomaar voorbij te zijn.
In plaats daarvan kan er gebruik worden gemaakt van een wachtlijst.
Als er een plaats vrijkomt, kunnen de mensen op de wachtlijst hiervan op de hoogte worden gesteld. Tegelijkertijd blijft de controle over het aantal deelnemers direct in het boekingssysteem.
Ook zijn er nog meer functies gepland of maken deze al deel uit van de ontwikkeling: verschillende aanbiedingen, deelnemersbeheer, meertalige inhoud en diverse mogelijkheden voor de afhandeling van betalingen.
Zo ontstaat stap voor stap een systeem dat speciaal is afgestemd op de eisen van fotocursussen, workshops en fotoreizen.
Een jaar ontwikkelingswerk
Zo’n systeem ontstaat echter niet van de ene op de andere dag.
Achter de ogenschijnlijk eenvoudige functies schuilt een hoop ontwikkelingswerk. Registratie, boeking, deelnemersbeperking, wachtlijsten, e-mailmeldingen, gegevensbescherming, meertaligheid en de verschillende processen moeten niet alleen afzonderlijk functioneren – ze moeten ook naadloos op elkaar aansluiten.
Juist bij een boekingssysteem geldt:
Het mag niet alleen werken als alles normaal verloopt.
Wat gebeurt er als een cursus volgeboekt is?
Wat gebeurt er als iemand zijn boeking annuleert?
Wat gebeurt er als er weer een plaats vrijkomt?
Wat gebeurt er bij een wachtlijst?
En hoe worden de betrokken personen op de hoogte gebracht?
Juist met deze situaties moet rekening worden gehouden.
Na ongeveer een jaar ontwikkeling is nu een stadium bereikt waarin het systeem voor het eerst onder reële omstandigheden kan worden getest.
Nu begint de testfase
De komende testfase is daarom een belangrijke mijlpaal.
Want pas in de praktijk blijkt of alle processen werken zoals gepland. Fouten en mogelijkheden voor verbetering horen bij een dergelijk project natuurlijk bij de zaak.
Daarom wordt het systeem eerst uitgebreid getest en stap voor stap geoptimaliseerd.
Pas wanneer de processen betrouwbaar functioneren, wordt de onlineboeking voor de reguliere cursussen en fotoreizen vrijgegeven.
Meer gemak – zonder de gegevensbescherming uit het oog te verliezen
Voor de deelnemers betekent dit in de toekomst vooral één ding: meer gemak.
Een cursus of een fotoreis kan direct online worden gekozen en geboekt. De beschikbare plaatsen zijn zichtbaar en de boeking kan onafhankelijk van kantooruren plaatsvinden.
Tegelijkertijd blijft een punt behouden dat voor mij bijzonder belangrijk is:
De persoonlijke gegevens van mijn klanten mogen niet onnodig door talrijke externe systemen worden doorgestuurd.
Technische vooruitgang en gegevensbescherming hoeven geen tegenstrijdigheid te zijn.
Integendeel.
Juist wanneer persoonlijke gegevens
